Tietosuoja- ja rekisteri­­­seloste

Helsingin Asumisoikeus Oy, c/o Retta Services, Valimotie 9-11, 00380 Helsinki

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Juho Heino (operatiivinen johtaja), Helsingin Asumisoikeus Oy, c/o Retta Services, Valimotie 9-11, 00380 Helsinki

Yhteydenottokanava rekisteröidyille
tietosuoja@haso.fi

Asumisoikeusyhtiössä kerätään ja käsitellään henkilötietoja useaan eri käyttötarkoitukseen. Asukasluettelon ja asukasrekisterin pitäminen asumisoikeushaltijoista on asumisoikeuslakiin perustuva velvollisuus. 

Haso käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä asumisoikeusasuntojen hallintaan liittyvässä liiketoiminnassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että asiakas on hakenut Hason asuntoa, asuu Hason asunnossa, on joskus asunut Hason asunnossa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista Hason asunnoista tai on muutoin osoittanut kiinnostusta Hason toimintaan.

Haso käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:  

Asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen

• asiakaspalveluun
• asumisoikeusasuntojen myyntiin ja markkinointiin
• asukasvalintaan
• asumisoikeussopimuksen tai vuokrasopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin
• vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen
• asumisneuvontaan
• varausten hoitamiseen
• Hason eli omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen

Viestintään ja markkinointiin

• asiakasviestintään
• tiedotteiden ja asiakastapahtumakutsujen lähettämiseen
• uutiskirjeiden lähettämiseen
• palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin
• markkinatutkimuksiin
• suoramarkkinointiin (asiakkaan suostumuksella)
• verkkosivuston analytiikkaan
• verkkosivuston toiminnallisuuksien mahdollistamiseen (evästeet)
• verkkosivuston käyttöoikeuksien hallintaan

Liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen

• asukashallinnon hoitamiseen
• asiakaskokemuksen mittaamiseen
• palautteen keräämiseen
• tilastointiin
• erilaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden rajauksiin
• oikeusturvan varmistamiseen

Kiinteistöjen ylläpitoon liittyvissä asioissa

• kiinteistöjen kunnossapitoon, mm. vikailmoitusten hoitamiseen
• turvallisuuden varmistamiseen
• rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn
• tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen
• kumppaniverkoston ylläpitoon

Rekisteri voi sisältää asumisoikeus- ja vuokra-asuntojen hakijoista, asumisoikeuden ostajista, asumisoikeuden haltijoista sekä heidän puolisoistaan, vuokralaisista, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista tai ali- ja jälleenvuokralaisista seuraavia tietoja:

Perustiedot

• henkilön nimi
• syntymäaika
• henkilötunnus
• henkilötunnuksen puuttuessa muu tunnistetieto kuten passin numero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite
• asiointikieli

Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot

• järjestysnumero
• aiempi osoite
• aiempaa asuntoa koskevat tiedot
• varallisuustiedot
• luotto- ja maksukäyttäytymistiedot
• verotiedot
• asiakkaan lähettämät muut tiedot, kuten sukupuoli

Asumiseen liittyvät tiedot

• asumisoikeussopimus- tai vuokrauksen tiedot
• pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten
• vakuustiedot
• panttaustiedot
• vastikkeen tai vuokran maksutiedot
• maksu- ja perintätapahtumatiedot
• laskutustiedot
• valtuutustiedot
• holhous- tai edunvalvontatieto
• turvakielto
• velka- ja velkajärjestelytiedot
• tieto ulosmittauksesta
• asukkaan ja Hason edustajan tai palveluntuottajien välisiin palvelutilanteisiin liittyvät tiedot
• avain- ja kulkutiedot, mikäli talossa on sähköinen lukitusjärjestelmä
• varausjärjestelmien tiedot
• osallistuminen asukashallintoon
• osallistuminen talon omistajan järjestämään toimintaan
• osallistuminen taloturvallisuustoimintaan
• mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot

Muut tiedot

• tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot
• käyttäjätunnukset
• kameravalvontatiedot
• evästeiden kautta saadut tiedot Hason verkkosivustojen vierailuista ja annetuista luvista

Pääsääntöisesti Haso kerää henkilötietoja asukkailta ja hakijoilta itseltään, lisäksi tietoja voidaan päivittää ja täydentää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Helsingin kaupungin Asuntotuotanto vastaa asumisoikeussopimusten myynnistä uudiskohteissa. Asumisoikeusyhtiö toimii asumisoikeussopimuksessa annettujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja Helsingin kaupungin Asuntopalvelut toimii käsittelijänä asumisoikeusyhtiön puolesta ja lukuun.

Haso ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Asumisoikeushaltijoiden luettelo voidaan luovuttaa asukastoimikunnalle asukaskokouksen äänivaltaisten jäsenten toteamista varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa oikeudellista perintää suorittavalle toimijalle vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Helsingin Asumisoikeus Oy varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä asumisoikeusyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU-/ETA-maiden ulkopuolelle. 

Palvelujen tuottaminen voi kuitenkin väliaikaisesti edellyttää henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin ja tällöin siirto tapahtuu kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Mikäli siirrot kohdistuvat sellaisiin kolmansiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot suojataan asianmukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Rekisteröity voi esittää oikeuksien toteuttamiseen liittyvän pyynnön ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa ”Yhteydenottokanava rekisteröidyille” mainitun lomakkeen avulla.

Tietojen tarkastaminen ja virheellisten tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Hason käsittelemät henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia Hasoa oikaisemaan käsitellyt, virheelliset tiedot, tai täydentää sellaisia puutteellisia tietoja, joita rekisteröidystä käsitellään.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröity voi pyytää Hasoa poistamaan henkilötietonsa. Käsiteltävät henkilötiedot poistetaan, jos ei ole oikeutettua tai lainsäädäntöön perustuvaa syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rajoituksia henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli tietoja käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelujen tuottamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi.

Jos rekisteröity kiistää käsiteltävien tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos rekisteröity on vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti, henkilötietojen käsittely voidaan rajoittaa vain tietojen säilyttämiseen. Näin toimitaan, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko Hason oikeutetut edut ensisijaisia rekisteröidyn etuihin nähden. Jos henkilötietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, rekisteröity voi myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta ne voidaan välittää toiselle rekisterinpitäjälle, silloin kun Hason toteuttama henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon.

Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti.

Lisätietoja: tietosuoja.fi