Tietosuoja- ja rekisteri­­­seloste

Helsingin Asumisoikeus Oy, Työpajankatu 13 A, 00580 Helsinki

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Juho Heino, henkilöstö- ja lakiasiainjohtaja, Helsingin Asumisoikeus Oy, Työpajankatu 13, 00580 Helsinki

Yhteydenottokanava rekisteröidyille
tietosuoja@haso.fi

Asumisoikeusyhtiössä kerätään ja käsitellään henkilötietoja useaan eri käyttötarkoitukseen.
Asukasluettelon ja asukasrekisterin pitäminen asumisoikeushaltijoista on asumisoikeuslakiin
perustuva velvollisuus.

Haso käsittelee asiakkaiden henkilötietoja siltä osin kuin se on tarpeellista asumisoikeusasuntojen
hallintaan liittyvässä liiketoiminnassa.

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että asiakas on hakenut Hason asuntoa, asuu Hason
asunnossa, on joskus asunut Hason asunnossa, on pyytänyt tietoa vapaista/vapautuvista Hason
asunnoista tai on muutoin osoittanut kiinnostusta Hason toimintaan.

Haso käyttää asiakkaan henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin (käsittelyperusteet
suluissa):

Palveluiden toimittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen

• asiakaspalveluun (sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu)
• asiakaspalvelupuheluiden tallentamiseen ja litterointiin asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi, henkilöstön kouluttamiseksi sekä asioinnin ja siinä sovittujen tai käsiteltyjen asioiden todentamiseksi (oikeutettu etu)
• asumisoikeusasuntojen myyntiin ja markkinointiin (sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu)
• asukasvalintaan (sopimuksen täytäntöönpano)
• asumisoikeussopimuksen tai vuokrasopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin (sopimuksen täytäntöönpano)
• asukashallinnon järjestämiseen (lakisääteinen velvoite)
• vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen (sopimuksen täytäntöönpano)
• asuntokohtaisten kulutus- ja energiatietojen seuraamiseen (oikeutettu etu)
• asumisneuvontaan (oikeutettu etu)
• varausten hoitamiseen (oikeutettu etu)
• Hason eli omistajan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen (lakisääteinen velvoite)

Viestintään ja markkinointiin

• asiakasviestintään (sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu)
• tiedotteiden ja asiakastapahtumakutsujen lähettämiseen (oikeutettu etu)
• uutiskirjeiden lähettämiseen (oikeutettu etu)
• palveluiden ja tuotteiden mainontaan ja markkinointiin (oikeutettu etu, suostumus)
• markkinatutkimuksiin (oikeutettu etu)
• sähköiseen suoramarkkinointiin (oikeutettu etu, suostumus)
• verkkosivuston analytiikkaan (suostumus)
• verkkosivuston toiminnallisuuksien mahdollistamiseen (suostumus)
• verkkosivuston käyttöoikeuksien hallintaan (oikeutettu etu)

Liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen

• asukashallinnon hoitamiseen (oikeutettu etu)
• asiakaskokemuksen mittaamiseen (oikeutettu etu)
• palautteen keräämiseen (oikeutettu etu)
• tilastointiin (oikeutettu etu)
• erilaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden rajauksiin (oikeutettu etu)
• oikeusturvan varmistamiseen (oikeutettu etu)

Kiinteistöjen ylläpitoon liittyvissä asioissa

• kiinteistöjen kunnossapitoon, mm. vikailmoitusten hoitamiseen (oikeutettu etu)
• turvallisuuden varmistamiseen (oikeutettu etu)
• rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn (oikeutettu etu)
• tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen (oikeutettu etu)
• kumppaniverkoston ylläpitoon (oikeutettu etu)

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteri voi sisältää asumisoikeus- ja vuokra-asuntojen hakijoista, asumisoikeuden ostajista, asumisoikeuden haltijoista sekä heidän puolisoistaan, vuokralaisista, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista tai ali- ja jälleenvuokralaisista seuraavia tietoja:

Perustiedot

• henkilön nimi
• syntymäaika
• henkilötunnus
• henkilötunnuksen puuttuessa muu tunnistetieto kuten passin numero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• osoite
• asiointikieli

Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot

• järjestysnumero
• aiempi osoite
• aiempaa asuntoa koskevat tiedot
• varallisuustiedot
• luotto- ja maksukäyttäytymistiedot
• verotiedot
• asiakkaan lähettämät muut tiedot

Asumiseen liittyvät tiedot

• asumisoikeussopimus- tai vuokrauksen tiedot
• pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten
• vakuustiedot
• panttaustiedot
• vastikkeen tai vuokran maksutiedot
• maksu- ja perintätapahtumatiedot
• laskutustiedot
• valtuutustiedot
• holhous- tai edunvalvontatieto
• turvakielto
• velka- ja velkajärjestelytiedot
• tieto ulosmittauksesta
• asukkaan ja Hason edustajan tai palveluntuottajien välisiin palvelutilanteisiin liittyvät tiedot
• asiakaspalvelupuheluiden tallenteet ja niistä muodostetut litteroinnit
• avain- ja kulkutiedot, mikäli talossa on sähköinen lukitusjärjestelmä
• tiedot asuntoon tehdyistä muutostöistä
• varausjärjestelmien tiedot
• osallistuminen asukashallintoon, asukastoimikuntaan tai yhteistoimintaelimeen
• osallistuminen talon omistajan järjestämään toimintaan
• osallistuminen taloturvallisuustoimintaan
• mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot

Muut tiedot

• tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot
• käyttäjätunnukset
• kameravalvontatiedot (kameravalvonnasta on ilmoitettu kohteissa erikseen)
• evästeiden kautta saadut tiedot Hason verkkosivustojen vierailuista ja annetuista luvista

Haso käyttää automaatiotyökalua kiinteistönhallintajärjestelmässä, joka hyödyntää tekoälyä Azure-pilvipalvelussa. Työkalu voi käsitellä sopimuksia, joissa on henkilötietoja, kuten nimiä, yhteystietoja ja sopimuksiin liittyviä tietoja. Käsittelyn tarkoituksena on tehostaa sopimusten hallintaa ja kiinteistöön liittyviä prosesseja.

Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu palvelujen ja hallinnon automatisointiin sekä sopimusten täytäntöönpanoon. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin, eikä tekoäly tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia rekisteröityihin.

Pääsääntöisesti Haso kerää henkilötietoja asukkailta ja hakijoilta itseltään, lisäksi tietoja voidaan
päivittää ja täydentää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme
rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden. Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet ja litteroinnit
muodostuvat rekisteröidyn ja Hason välisen asioinnin yhteydessä.

Helsingin kaupungin Asuntotuotanto vastaa asumisoikeussopimusten myynnistä uudiskohteissa.
Asumisoikeusyhtiö toimii asumisoikeussopimuksessa annettujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä
ja Helsingin kaupungin Asuntopalvelut toimii käsittelijänä asumisoikeusyhtiön puolesta ja lukuun.

Haso ei pääsääntöisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Asumisoikeushaltijoiden luettelo voidaan luovuttaa asukastoimikunnalle asukaskokouksen äänivaltaisten jäsenten toteamista varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa oikeudellista perintää suorittavalle toimijalle vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Helsingin Asumisoikeus Oy varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä asumisoikeusyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen
toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki edellyttää. Kun säilytysaika päättyy, henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Rekisterinpitäjä arvioi säilytysaikoja säännöllisesti ja varmistaa, että tietojärjestelmät tukevat säilytyksen rajoittamisen periaatetta.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU-/ETA-maiden ulkopuolelle. 

Palvelujen tuottaminen voi kuitenkin väliaikaisesti edellyttää henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin ja tällöin siirto tapahtuu kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Mikäli siirrot kohdistuvat sellaisiin kolmansiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot suojataan asianmukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Rekisteröity voi esittää oikeuksien toteuttamiseen liittyvän pyynnön ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa ”Yhteydenottokanava rekisteröidyille” mainitulla tavalla.

Tietojen tarkastaminen ja virheellisten tietojen oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Hason käsittelemät henkilötiedot. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia Hasoa oikaisemaan käsitellyt, virheelliset tiedot, tai täydentää sellaisia puutteellisia tietoja, joita rekisteröidystä käsitellään.

Oikeus vaatia tietojen poistamista

Rekisteröity voi pyytää Hasoa poistamaan henkilötietonsa. Käsiteltävät henkilötiedot poistetaan, jos ei ole oikeutettua tai lainsäädäntöön perustuvaa syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rajoituksia henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli tietoja käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelujen tuottamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi.

Jos rekisteröity kiistää käsiteltävien tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos rekisteröity on vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiensa mukaisesti, henkilötietojen käsittely voidaan rajoittaa vain tietojen säilyttämiseen. Näin toimitaan, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko Hason oikeutetut edut ensisijaisia rekisteröidyn etuihin nähden. Jos henkilötietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, rekisteröity voi myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta ne voidaan välittää toiselle rekisterinpitäjälle, silloin kun Hason toteuttama henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon.

Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Suomessa valitus tehdään tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti.

Lisätietoja: tietosuoja.fi