Isännöinti on tiimityötä

Isännöinti on palvelukokonaisuus, joka vastaa muun muassa asumisoikeusyhtiön kohteiden hallinnon sujuvuudesta ja teknisestä ylläpidosta. Tehtävät on jaettu useiden eri tiimien ja ammattilaisten kesken, joilla kaikilla on omat vastuunsa ja tehtävänsä. Hasolla isännöinnin kokonaispalvelua hoitaa Retta Management.

– Isännöinnin rooli saattaa ehkä olla monelle epäselvä. Usein tämä väärinkäsitys voi johtaa turhautumiseen, jos esimerkiksi isännöitsijään ei saa heti yhteyttä kiireellisissä asioissa. Onkin tärkeää ymmärtää, mitä kaikkea isännöinti pitää sisällään ja miten se käytännössä toimii, avaa Rettan asiakkuuspäällikkö Mirka Pesonen palvelutoimintaa.

Isännöitsijä ei siis hoida kaikkia asioita yksin, sillä hänen työnsä painottuu hallinnollisiin tehtäviin. Tämä olisikin mahdotonta, sillä Hason asumisoikeuskodeissa asuu yli 11 500 ihmistä, ja yhteydenottoja tulee päivittäin satoja.

Isännöintiä hoitaa ammattilaisten joukko, jossa kaikilla on omat tärkeät tehtävänsä.

Mirka Pesonen, Retta Management

Tätä varten on olemassa keskitetty asiakaspalvelun yhteydenottojärjestelmä. Se varmistaa, että asukkaiden tarpeet tulevat käsitellyiksi – jokainen asia käsitellään vuorollaan mahdollisimman nopeasti, kun oikea henkilö ottaa sen hoitaakseen.

– Koska isännöinnissä on mukana useita eri tiimejä, olemme keskittäneet asukkaiden yhteydenotot yhteen kanavaan, ja toivommekin että yhteydenotot tehtäisiin sähköisen lomakkeen kautta. Tämä takaa, että jokainen yhteydenotto ohjataan suoraan oikealle henkilölle tai tiimille, joka pystyy parhaiten auttamaan asukkaita, kertaa Mirka Pesonen.

Isännöinnin tiimissä on monta roolia

• Asiakaspalvelu palvelee asukkaita asumiseen liittyvissä kysymyksissä. Jos asiakaspalvelulla ei ole valmista vastausta asukkaan pulmaan, ohjaa se kyselyn oikealle tiimille isännöintitoimistossa.
• Hallinnolliset isännöitsijät vastaavat yhtiön hallinnollisista tehtävistä ja tekevät yhteistyötä asukastoimikunnan puheenjohtajan kanssa. He osallistuvat asukaskokouksiin, asukastoimikunnan kokouksiin ja suorittavat kiinteistöjen auditointikierroksia.
• Tekniset isännöitsijät vastaavat kiinteistöjen teknisestä ylläpidosta ja etenkin suurempien korjausten ja selvitysten eteenpäin viemisestä. He eivät hoida päivittäisiä kiinteistönhoidon tehtäviä.
• Asuntotarkastajat hoitavat muuttavien asukkaiden kontaktoinnin, asuntojen muuttotarkastukset, sekä tilaavat tarvittavat lisätyöt, kuten siivoukset ja korjaukset.
• Myyjät vastaavat asumisoikeusasuntojen myynnistä. Myyjään ollaan yhteydessä, kun halutaan uusi asunto, vaihtaa nykyistä tai irtisanoa sopimus. Kannattaa muistaa, että uudiskohteiden myynnistä vastaa puolestaan Helsingin kaupungin asuntotoimisto.
• Kirjanpitäjät ja reskontranhoitajat hoitavat yhtiön taloushallinnon, kuten vastikkeiden laskutuksen ja maksuseurannan sekä kohteiden laskujen ylläpidon ja kierrätyksen.
• Asiakkuuspäällikkö vastaa isännöinnin kokonaisuuden hallinnasta ja tekee tiivistä yhteistyötä kaikkien tiimien kanssa varmistaen palvelun sujuvuuden. Asiakkuuspäällikkö ei ole suoraan yhteydessä asukkaisiin, vaan keskittyy isännöinnin kokonaisuuden hallintaan.

Ota yhteyttä isännöintiin, kun…

Kun sinulla on kysyttävää tai ilmoitettavaa esimerkiksi sopimukseen liittyvissä asioissa, ota yhteyttä isännöintiin verkkolomakkeen kautta. Näin varmistat, että asiasi ohjautuu suoraan oikealle henkilölle tai tiimille, mikä nopeuttaa käsittelyä ja varmistaa sujuvan palvelun. Lomakkeen kautta tehdyn ilmoituksen avulla saat seurantalinkin omaan sähköpostiisi.

Muista myös asukassivut!
Asukassivuilla voi tarkastella omia tietoja ja asioida milloin tahansa. Sivuilta löytyvillä lomakkeilla voi esimerkiksi ilmoittaa muuttavista asukkaista, tai hakea muutostyölupaa. Oma talous -kohdasta löytyy tietoa myös omasta sopimuksesta ja vastikkeesta.

Kirjaudu asukassivulle